Règlements administratifs

PRÉAMBULE

Ces règlements administratifs portent sur la conduite et la gestion des affaires de l’Association des régimes d’aide juridique du Canada.

L’Association des régimes d’aide juridique du Canada (« L’Association ») est une voix pour les régimes d’aide juridique au Canada et un spécialiste national des questions en matière d’aide juridique et d’accès à la justice.

Les objectifs de l’Association sont les suivants :

(a)  Entreprendre, soutenir et faciliter des études et recherches concernant l’accès à la justice;

(b)  Sensibiliser le public aux questions d’accès à la justice;

(c)  Mener des activités, seule ou avec d’autres, qui peuvent être dans l’intérêt de l’accès à la justice au Canada.
DÉFINITIONS

Chef de la direction : président-directeur général, président ou directeur général (ou titulaire d’un titre similaire dont la signification est la même que celle d’un chef de la direction) d’un régime d’aide juridique provincial ou territorial, ou, dans le cas où le chef de la direction est indisponible, son remplaçant désigné.

Remplaçant désigné : tout fonctionnaire d’un régime d’aide juridique provincial ou territorial désigné par le chef de la direction de ce régime pour agir officiellement en son nom pour toute question liée aux activités de l’Association.

Régime : régime d’aide juridique provincial ou territorial.

Quorum : aux fins des réunions de l’Association, correspond à la majorité des régimes membres, qu’ils participent en personne ou par voie électronique.
1.    LANGUES OFFICIELLES

Les langues officielles de l’Association sont l’anglais et le français, et tous les documents officiels seront produits dans ces deux langues.
2.    ADHÉSION

Le régime d’aide juridique principal de chaque province et territoire a le droit d’être membre de l’Association. L’adhésion est limitée à un régime par province ou territoire et n’est ouverte qu’aux provinces et territoires qui maintiennent un régime d’aide juridique reconnu dont l’objectif principal est de fournir des services d’aide juridique aux personnes qui n’ont pas les moyens d’embaucher un avocat. Afin de maintenir son adhésion et son droit de vote, un régime provincial ou territorial doit payer toutes les cotisations établies à son endroit, telles qu’elles sont approuvées par l’Association et qui incluraient le coût du maintien de son appui au président, au comité de direction, à tout autre comité, initiative ou projet établi ou approuvé par l’Association, ainsi que toute autre dépense raisonnable liée au fonctionnement de l’Association. Si un régime provincial ou territorial est en retard de deux ans ou plus dans le paiement de ses cotisations, son statut de membre de l’Association pourra faire l’objet d’une révision. Le statut de membre ou le droit de vote d’un régime provincial ou territorial peuvent être suspendus par un vote exigeant l’appui d’au moins neuf chefs de la direction de régime, ou leurs remplaçants désignés.
3.    VOTE

Chaque régime provincial ou territorial a droit à une voix aux assemblées de l’Association. Ce droit de vote doit être exercé par le chef de la direction du régime provincial ou territorial ou tout autre fonctionnaire du plan provincial ou territorial spécifiquement désigné à cet effet. Toutes les résolutions, sauf indication contraire, seront prises à la majorité simple. Le vote par procuration et le vote électronique sont considérés comme des méthodes de vote acceptables.
4.    ASSEMBLÉES

L’Association se réunira tous les ans (assemblée annuelle), mais pourra se réunir plus fréquemment (« assemblées extraordinaires ») si une majorité simple des chefs de la direction des régimes membres l’estime nécessaire. Le comité de direction aura normalement au minimum une réunion en personne, à l’automne, après l’assemblée annuelle, et une réunion en personne ou par téléconférence au printemps, avant l’assemblée annuelle.

Chaque Régime peut généralement établir son propre niveau optimal de participation aux assemblées annuelles, mais le comité de direction peut, de temps à autre, fixer le nombre maximum de représentants de chaque régime. En cas de projets spéciaux de l’Association, de questions importantes ou de la présentation de rapports de comité, une participation additionnelle peut être nécessaire, selon ce qui est approprié.

Les assemblées extraordinaires, notamment si l’ordre du jour est court, peuvent être menées par téléconférence.

Le quorum, qui est défini comme la majorité simple des régimes membres, doit être obtenu lors des réunions.

Chaque régime sera responsable des frais de déplacement et des dépenses connexes pour assister aux assemblées annuelles. Les chefs de la direction peuvent établir un budget pour les frais de déplacement et les autres coûts associés aux travaux du président, du comité de direction ou de tout autre comité mis en place par l’Association.
5.     FINANCES ET COTISATIONS

Un budget annuel de l’Association doit être préparé et soumis aux chefs de la direction des régimes membres pour approbation lors de l’assemblée annuelle.

L’exercice financier de l’Association est fixé par les chefs de la direction des régimes membres.

L’Association peut fixer la part des coûts de maintien de l’appui au président, au comité de direction ou à tout autre comité ainsi que des initiatives ou projets de l’Association que doit payer chaque régime membre, lors de l’assemblée annuelle pour approbation par les chefs de la direction des régimes membres, sur la base du budget annuel qu’ils ont approuvé. La cotisation de chaque régime sera basée sur le pourcentage que représentent ses charges de fonctionnement de l’exercice précédent par rapport au total des charges de fonctionnement de l’ensemble des régimes provinciaux et territoriaux. Aux fins du calcul des charges de fonctionnement, il faut inclure tout financement supplémentaire qui pourrait avoir été approuvé pour l’exercice précédent.

Le président peut ouvrir les comptes bancaires jugés nécessaires pour répondre aux objectifs de l’Association.

Le président peut présenter les résolutions de vérification jugées nécessaires.
6.    PRÉSIDENCE DE L’ASSOCIATION

L’Association maintiendra le poste de président. Le budget annuel pourra prévoir, au besoin, des fonds pour appuyer le président ou la présidente dans la conduite des affaires de l’Association.

La personne élue à la présidence aura un mandat de trois (3) ans renouvelable pour une autre période de trois (3) ans.

L’élection du président ou de la présidente aura lieu à l’issue de l’assemblée annuelle.
7.    COMITÉ DE DIRECTION

L’Association doit mettre en place, par voie d’élection à l’issue de l’assemblée annuelle, un comité de direction composé d’au plus six chefs de la direction de régimes provinciaux ou territoriaux, y compris le président de l’Association. La composition du comité de direction peut varier, mais devrait idéalement inclure un chef de la direction du Québec, un chef de la direction de l’Ontario, un chef de la direction des provinces de l’Ouest (Colombie-Britannique, Alberta, Saskatchewan, Manitoba), un chef de la direction des provinces de l’Atlantique (Nouveau-Brunswick, Île-du-Prince-Édouard, Nouvelle-Écosse, Terre-Neuve-et-Labrador) et un chef de la direction des territoires (Yukon, Nunavut et Territoires du Nord-Ouest).

Les membres du comité de direction sont élus pour un mandat de trois (3) ans et le mandat de tout chef de la direction élu en tant que membre du comité de direction peut être prolongé de deux mandats additionnels de trois (3) ans chacun. Étant donné que l’Association a déterminé qu’il était souhaitable d’avoir une représentation de l’Ontario et du Québec au sein du comité de direction, une exception à la limite de trois (3) mandats de trois ans chacun s’applique dans le cas où le chef de la direction de l’Ontario ou du Québec a servi trois mandats complets en tant que membre du comité de direction et continue d’occuper le poste de chef de la direction de son régime provincial.
8.    AUTRES COMITÉS

Le comité de direction peut recommander à l’Association la mise en place d’autres comités, notamment des comités permanents et des comités spéciaux, selon ce qu’il juge nécessaire et approprié. Lors de l’établissement d’un comité ad hoc ou permanent, les représentants des régimes provinciaux et territoriaux doivent garder à l’esprit qu’il est souhaitable de maintenir un équilibre géographique raisonnable dans la composition de ces comités. Les comités peuvent tenir leurs réunions par téléconférence s’ils le souhaitent.
9.    COMMUNICATIONS ET DÉCLARATIONS PUBLIQUES

Le président ou la présidente de l’Association, ou la personne qu’il désigne, doit être le porte-parole public de l’Association.

Dans ses communications, le président ou la présidente doit se conformer à la politique et aux protocoles adoptés par l’Association et son comité de direction.

Malgré ce qui précède, un régime membre peut se dissocier, en totalité ou en partie, de toute communication publique de l’Association.
10. MODIFICATION DES RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS

Les règlements administratifs de l’Association peuvent être adoptés, abrogés ou modifiés (« modifiés ») lors de l’assemblée annuelle ou d’une assemblée extraordinaire de l’Association à la majorité des deux tiers (2/3) des régimes membres, à condition qu’un préavis d’au moins soixante (60) jours de la modification proposée ait été donné. Conformément à l’article 3 des règlements administratifs de l’Association, les régimes membres peuvent voter sur la modification des règlements administratifs en personne ou par voie électronique, et le vote par procuration sur une telle modification est autorisé.

Adopté lors de l'assemblée annuelle de l'Association
Tenue à Yellowknife (Territoires du Nord-Ouest)
Le 19 juin 2012