Statuts

Directeur général: désigne le directeur général, le président ou le directeur exécutif d’un régime d’aide juridique provincial ou territorial (ou le titulaire d’un titre similaire si sa signification est interchangeable avec celle de directeur général) ou, en cas d’indisponibilité du directeur général, la personne désignée par ce dernier.

Désigné: tout fonctionnaire d’un régime d’aide juridique provincial ou territorial désigné par le directeur général de ce régime pour agir en tant que représentant du directeur général à toute fin liée aux activités de l’Association.

Plan: il s’agit d’un plan d’aide juridique provincial ou territorial.

Quorum: est défini, aux fins des réunions de l’Association, comme la majorité des plans membres, qu’ils participent en personne ou par voie électronique.

1. LANGUES OFFICIELLES

Les langues officielles de l’Association sont l’anglais et le français, et tous les documents officiels sont disponibles dans les deux langues.

2. L’ADHÉSION

Le principal programme d’aide juridique de chaque province et territoire a le droit d’adhérer à l’association. L’adhésion est limitée à un régime par province ou territoire et ne sera ouverte qu’aux provinces et territoires qui disposent d’un régime d’aide juridique reconnu dont l’objectif principal est de fournir des services d’aide juridique aux personnes qui n’ont pas les moyens de recourir aux services d’un avocat. Afin de conserver son statut de membre et ses droits de vote, le régime provincial ou territorial doit payer toute cotisation approuvée par l’association, y compris le coût du soutien au président, au comité exécutif, à tout autre comité, entreprise ou projet établi ou approuvé par l’association, ou toute autre dépense raisonnable liée à l’organisation. Le maintien de l’adhésion d’un régime provincial ou territorial à l’association est soumis à un réexamen si une cotisation est en souffrance depuis deux ans ou plus. L’adhésion ou les droits de vote d’un régime provincial ou territorial peuvent être suspendus par un vote nécessitant le soutien d’au moins neuf directeurs généraux de régime, ou de leurs représentants.

3. VOTE

Chaque plan provincial ou territorial dispose d’une voix lors des réunions de l’association. Les votes seront exprimés par les directeurs généraux provinciaux ou territoriaux ou par tout autre fonctionnaire du régime provincial ou territorial spécifiquement désigné à cette fin. Toutes les résolutions, sauf indication contraire, sont adoptées à la majorité simple. Le vote par procuration et le vote électronique sont reconnus comme des méthodes de vote acceptables.

4. RÉUNIONS

L’association se réunit une fois par an (assemblée annuelle), mais peut se réunir plus souvent (« assemblées extraordinaires ») si une majorité simple des directeurs généraux des régimes le juge nécessaire. Le comité exécutif se réunit normalement au moins une fois en personne à l’automne, après la réunion annuelle, et une fois en personne ou par téléconférence au printemps, avant la réunion annuelle.

Les régimes peuvent généralement établir leur propre niveau optimal de participation aux assemblées annuelles, bien que le comité exécutif puisse fixer, de temps à autre, le nombre maximum de représentants de chaque régime. Les projets spéciaux de l’association, les questions importantes ou la présentation des rapports des comités peuvent nécessiter une présence supplémentaire si cela est jugé nécessaire.

Les réunions spéciales, en particulier si l’ordre du jour est court, peuvent être organisées par téléconférence.

Le quorum doit être établi lors des réunions et est défini comme la majorité des plans membres.

Chaque régime prend en charge les frais de voyage et autres dépenses liées à la participation aux assemblées annuelles. Les directeurs généraux peuvent établir un budget pour les frais de déplacement ou autres coûts liés au travail du président, du comité exécutif ou de tout autre comité établi par l’association.

5. FINANCES ET ÉVALUATIONS

Le trésorier prépare un budget annuel pour l’association et le soumet à l’approbation des directeurs généraux des régimes lors de la réunion annuelle.

L’exercice financier de l’Association est déterminé par les directeurs généraux des régimes.

L’Association peut évaluer les coûts du maintien du soutien au président, au comité exécutif ou à tout autre comité, entreprise ou projet de l’organisation pour chaque régime membre lors de la réunion annuelle, sur la base du budget annuel approuvé par les directeurs généraux des régimes pour leur approbation. La cotisation de chaque régime sera basée sur un pourcentage de son coût total de fonctionnement pour l’année précédente par rapport au coût total de tous les régimes provinciaux et territoriaux. Aux fins de la détermination du coût, tout financement supplémentaire éventuellement approuvé pour l’année précédente sera inclus.

Le président peut proposer les résolutions d’audit nécessaires.

6. PRÉSIDENT DE L’ASSOCIATION

L’association conservera le poste de président. Le président a un mandat national et est représentatif de l’association dans son ensemble. Il n’a pas d’affiliation attribuée à une province ou à un territoire. Le budget annuel peut prévoir des dispositions, si cela est jugé nécessaire, pour soutenir le président dans la conduite des affaires de l’association.

La personne élue à la présidence conservera ce poste pour un mandat de trois (3) ans, renouvelable pour un autre mandat de trois (3) ans.

L’élection du président aura lieu à l’issue de la réunion annuelle.

7. COMITÉ EXÉCUTIF

L’Association établit, par voie d’élection à l’issue de la réunion annuelle, un comité exécutif composé d’un maximum de six directeurs généraux provinciaux ou territoriaux, y compris le président. Lorsque le président est élu en Ontario ou au Québec, il peut nommer un représentant de sa province pour siéger au comité exécutif. Les personnes désignées qui siègent au comité exécutif ont les mêmes droits que les autres membres du comité exécutif. Une personne désignée ne peut pas être élue au poste de président. Un président et un directeur général de la même région, ou un président et une personne désignée de la même province, peuvent siéger simultanément au comité exécutif. Un président n’est pas autorisé à siéger au comité exécutif en tant que représentant de sa région ou de sa province en même temps qu’il occupe le poste de président.

La composition du comité peut varier mais devrait idéalement inclure un PDG du Québec, un PDG de l’Ontario, un PDG des provinces de l’Ouest (Colombie-Britannique, Alberta, Saskatchewan, Manitoba), un PDG des provinces de l’Atlantique (Nouveau-Brunswick, Île-du-Prince-Édouard, Nouvelle-Écosse, Terre-Neuve-et-Labrador) et un PDG des territoires (Yukon, Nunavut et Territoire du Nord-Ouest).

Les membres du comité exécutif ont un mandat de trois (3) ans et tout directeur général élu en tant que membre du comité exécutif peut voir son mandat prolongé pour deux mandats supplémentaires de trois (3) ans. L’Association ayant jugé souhaitable que l’Ontario et le Québec soient représentés au sein du Comité exécutif, une exception à la limite de trois (3) mandats de trois ans existe lorsque le directeur général de l’Ontario ou du Québec a effectué trois mandats complets en tant que membre du Comité exécutif et continue d’occuper le poste de directeur général de son régime respectif.

8. AUTRES COMITÉS

Le comité exécutif peut recommander à l’association la création d’autres comités, y compris des comités permanents et des comités spéciaux, s’il le juge nécessaire et approprié. Lors de la création de comités ad hoc ou permanents, les représentants du régime provincial/territorial doivent garder à l’esprit qu’il est souhaitable de maintenir un équilibre géographique raisonnable des représentants. Les comités peuvent, s’ils le souhaitent, tenir des réunions par téléconférence.

9. FONCTIONNAIRES

L’association désigne un trésorier. Le trésorier est responsable de

• • Il est chargé des finances de l’Association et de l’exercice de ses activités bancaires générales ;
  • Préparer un budget annuel pour approbation lors de la réunion annuelle ;
  • tenir des registres des actifs, des passifs, des recettes et des dépenses de l’association et fournir des rapports financiers ; et
  • remplir toute autre fonction prescrite par l’Association de temps à autre.

L’association peut nommer d’autres membres du bureau si elle le juge nécessaire, notamment un vice-président et un secrétaire.

Les membres du bureau disposent des pouvoirs et exercent les fonctions définis dans le règlement intérieur ou prescrits par l’Association de temps à autre. Les dirigeants peuvent déléguer à d’autres personnes l’exécution de tout ou partie de ces tâches. Une même personne peut exercer deux ou plusieurs mandats. Tout membre du bureau cesse d’exercer ses fonctions sur décision de l’Association.

10. COMMUNICATIONS ET REPRÉSENTATIONS PUBLIQUES

Le président de l’association, ou son représentant, est le porte-parole de l’ARAJ en matière de communication publique.

Le président communique de manière cohérente avec la politique et les protocoles adoptés par l’ARAJ et son comité exécutif.

Nonobstant ce qui précède, un régime membre peut se dissocier en tout ou en partie de toute communication publique de l’ARAJ.

11. MODIFICATIONS DES STATUTS

Le règlement de l’Association peut être adopté, abrogé ou modifié (« modifié ») lors de la réunion annuelle ou d’une réunion extraordinaire de l’Association à la majorité des deux tiers (2/3) des plans des membres, à condition que la proposition de modification ait été notifiée au moins soixante (60) jours à l’avance. Conformément au règlement n° 3 de l’Association, les régimes d’affiliation peuvent voter sur la modification du règlement en personne ou par voie électronique, et le vote par procuration sur la modification du règlement est autorisé.

Adopté : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DE L’ARAJ

Ottawa, Ontario

Juin 2019