Règlements administratifs et protocoles

Table des matières

Règlements administratifs de l’Association des régimes d’aide juridique du Canada

Préambule

Ces règlements administratifs portent sur la conduite et la gestion des affaires de l’Association des régimes d’aide juridique du Canada.

L’Association des régimes d’aide juridique du Canada (« L’Association ») est une voix pour les régimes d’aide juridique au Canada et un spécialiste national des questions en matière d’aide juridique et d’accès à la justice.

Les objectifs de l’Association sont les suivants :

  1. Entreprendre, soutenir et faciliter des études et recherches concernant l’accès à la justice;
  2. Sensibiliser le public aux questions d’accès à la justice;
  3. Mener des activités dans l’intérêt de l’accès à la justice au Canada, seule ou avec d’autres, qui peuvent être dans l’intérêt de l’accès à la justice au Canada.

Définitions

1. Langues officielles

Les langues officielles de l’Association sont l’anglais et le français, et tous les documents officiels seront produits dans ces deux langues.

2. Adhésion

Le régime d’aide juridique principal de chaque province et territoire a le droit d’être membre de l’Association. L’adhésion est limitée à un régime par province ou territoire et n’est ouverte qu’aux provinces et territoires qui maintiennent un régime d’aide juridique reconnu dont l’objectif principal est de fournir des services d’aide juridique aux personnes qui n’ont pas les moyens d’embaucher un avocat. Afin de maintenir son adhésion et son droit de vote, un régime provincial ou territorial doit payer toutes les cotisations établies à son endroit, telles qu’elles sont approuvées par l’Association et qui incluraient le coût du maintien de son appui au président, au comité de direction, à tout autre comité, initiative ou projet établi ou approuvé par l’Association, ainsi que toute autre dépense raisonnable liée au fonctionnement de l’Association. Si un régime provincial ou territorial est en retard de deux ans ou plus dans le paiement de ses cotisations, son statut de membre de l’Association pourra faire l’objet d’une révision. Le statut de membre ou le droit de vote d’un régime provincial ou territorial peuvent être suspendus par un vote exigeant l’appui d’au moins neuf chefs de la direction de régime, ou de leurs remplaçants désignés.

3. Vote

Chaque régime provincial ou territorial a droit à une voix aux assemblées de l’Association. Ce droit de vote doit être exercé par le chef de la direction du régime provincial ou territorial ou tout autre fonctionnaire du plan provincial ou territorial spécifiquement désigné à cet effet. Toutes les résolutions, sauf indication contraire, seront prises à la majorité simple. Le vote par procuration et le vote électronique sont considérés comme des méthodes de vote acceptables.

4. Assemblées

L’Association se réunira tous les ans (assemblée annuelle), mais pourra se réunir plus fréquemment (« assemblées extraordinaires ») si une majorité simple des chefs de la direction des régimes membres l’estime nécessaire. Le comité de direction aura normalement au minimum une réunion en personne, à l’automne, après l’assemblée annuelle, et une réunion en personne ou par téléconférence au printemps, avant l’assemblée annuelle.

Chaque Régime peut généralement établir son propre niveau optimal de participation aux assemblées annuelles, mais le comité de direction peut, de temps à autre, fixer le nombre maximum de représentants de chaque régime. En cas de projets spéciaux de l’Association, de questions importantes ou de la présentation de rapports de comité, une participation additionnelle peut être nécessaire, selon ce qui est approprié.

Les assemblées extraordinaires, notamment si l’ordre du jour est court, peuvent être menées par téléconférence.

Le quorum, qui est défini comme la majorité simple des régimes membres, doit être obtenu lors des réunions.

Chaque régime sera responsable des frais de déplacement et des dépenses connexes pour assister aux assemblées annuelles. Les chefs de la direction peuvent établir un budget pour les frais de déplacement et les autres coûts associés aux travaux du président, du comité de direction ou de tout autre comité mis en place par l’Association.

5. Finances et cotisations

Un budget annuel de l’Association doit être préparé par le trésorier et soumis aux chefs de la direction des régimes membres pour approbation lors de l’assemblée annuelle.

L’exercice financier de l’Association est fixé par les chefs de la direction des régimes membres.

L’Association peut fixer la part des coûts de maintien de l’appui au président, au comité de direction ou à tout autre comité ainsi que des initiatives ou projets de l’Association que doit payer chaque régime membre, lors de l’assemblée annuelle pour approbation par les chefs de la direction des régimes membres, sur la base du budget annuel qu’ils ont approuvé. La cotisation de chaque régime sera basée sur le pourcentage que représentent ses charges de fonctionnement de l’exercice précédent par rapport au total des charges de fonctionnement de l’ensemble des régimes provinciaux et territoriaux. Aux fins du calcul des charges de fonctionnement, il faut inclure tout financement supplémentaire qui pourrait avoir été approuvé pour l’exercice précédent.

Le président peut présenter les résolutions de vérification jugées nécessaires.

6. Présidence del’association

L’Association maintiendra le poste de président. Le budget annuel pourra prévoir, au besoin, des fonds pour appuyer le président ou la présidente dans la conduite des affaires de l’Association.

La personne élue à la présidence aura un mandat de trois (3) ans renouvelable pour une autre période de trois (3) ans.

L’élection du président ou de la présidente aura lieu à l’issue de l’assemblée annuelle.

7. Comité de direction

L’Association doit mettre en place, par voie d’élection tenue à l’issue de l’assemblée annuelle, un comité de direction composé d’au plus six chefs de la direction de régimes provinciaux ou territoriaux, y compris le président de l’Association. La composition du comité de direction peut varier, mais devrait idéalement inclure un chef de la direction du Québec, un chef de la direction de l’Ontario, un chef de la direction des provinces de l’Ouest (Colombie‑Britannique, Alberta, Saskatchewan, Manitoba), un chef de la direction des provinces de l’Atlantique (Nouveau‑Brunswick, Île‑du‑Prince‑Édouard, Nouvelle‑Écosse, Terre‑Neuve‑et‑Labrador) et un chef de la direction des territoires (Yukon, Nunavut et Territoires du Nord‑Ouest).

Les membres du comité de direction sont élus pour un mandat de trois (3) ans et le mandat de tout chef de la direction élu en tant que membre du comité de direction peut être prolongé de deux mandats additionnels de trois (3) ans chacun. Étant donné que l’Association a déterminé qu’il était souhaitable d’avoir une représentation de l’Ontario et du Québec au sein du comité de direction, une exception à la limite de trois (3) mandats de trois ans chacun s’applique dans le cas où le chef de la direction de l’Ontario ou du Québec a servi trois mandats complets en tant que membre du comité de direction et continue d’occuper le poste de chef de la direction de son régime provincial.

8. Autres comités

Le comité de direction peut recommander à l’Association la mise en place d’autres comités, notamment des comités permanents et des comités spéciaux, selon ce qu’il juge nécessaire et approprié. Lors de l’établissement d’un comité ad hoc ou permanent, les représentants des régimes provinciaux et territoriaux doivent garder à l’esprit qu’il est souhaitable de maintenir un équilibre géographique raisonnable dans la composition de ces comités. Les comités peuvent tenir leurs réunions par téléconférence s’ils le souhaitent.

9. Directeurs

L’Association doit nommer un trésorier. Les responsabilités du trésorier sont les suivantes :

L’Association peut nommer d’autres directeurs, selon ce qu’elle juge nécessaire, y compris un vice-président et un secrétaire.

Les directeurs jouiront de l’autorité et exerceront les fonctions qui sont prévues dans les règlements administratifs ou qui peuvent être prescrites par l’Association de temps à autre. Les directeurs peuvent déléguer à d’autres l’exercice d’une ou de toutes ces fonctions. La même personne peut cumuler deux mandats ou plus. Tout directeur doit cesser d’exercer ses fonctions sur décision de l’Association.

10. Communications et déclarations publiques

Le président ou la présidente de l’Association, ou la personne qu’il ou qu’elle désigne, doit être le porte‑parole public de l’Association.

Dans ses communications, le président ou la présidente doit se conformer à la politique et aux protocoles adoptés par l’Association et son comité de direction.

Malgré ce qui précède, un régime membre peut se dissocier, en totalité ou en partie, de toute communication publique de l’Association.

11. Modification des règlements administratifs

Les règlements administratifs de l’Association peuvent être adoptés, abrogés ou modifiés (« modifiés ») lors de l’assemblée annuelle ou d’une assemblée extraordinaire de l’Association à la majorité des deux tiers (2/3) des régimes membres, à condition qu’un préavis d’au moins soixante (60) jours de la modification proposée ait été donné. Conformément à l’article 3 des règlements administratifs de l’Association, les régimes membres peuvent voter sur la modification des règlements administratifs en personne ou par voie électronique, et le vote par procuration sur une telle modification est autorisé.

Adopté lors de l’assemblée générale annuelle de l’Association
Tenue à Woodview (Ontario)
Septembre 2016.

 



PROTOCOLES

Protocole relatif aux communications de l’Association des régimes d’aide juridique du Canada

Principes

Dans toutes ses communications publiques, l’Association des régimes d’aide juridique du Canada (« l’Association ») respectera les principes directeurs suivants :

Objet

Les communications avec le public visent à favoriser ou à renforcer la sensibilisation du public aux questions d’accès à la justice, et d’élargir le dialogue public sur ces questions.

Rôle et responsabilités du président

Le président ou la présidente de l’Association, ou la personne qu’il ou qu’elle désigne, est le porte‑parole de l’Association dans les communications publiques.

Le président ou la présidente de l’Association, ou la personne qu’il ou qu’elle désigne, doit élaborer une stratégie de communication annuelle. La stratégie annuelle doit être approuvée lors de l’assemblée générale annuelle ou, si des travaux supplémentaires sont nécessaires à la suite de l’assemblée générale annuelle, par le comité de direction dès que possible par la suite.

Dans ses communications, le président ou la présidente doit se conformer à la politique et aux protocoles adoptés par l’Association et son comité de direction, notamment le protocole relatif aux communications de l’Association et la stratégie des communications approuvée pour l’année en question.

Le chef de la direction d’un régime provincial ou territorial membre peut soulever des questions qui, à son avis, devraient faire l’objet d’une communication publique ou faire des suggestions dans ce domaine à l’attention de la présidente ou du président. Un comité des affaires publiques ou des communications peut également être créé à cette fin.

Le président ou la présidente consultera les chefs de la direction des régimes membres (que ce soit lors d’une réunion prévue de l’Association, par téléconférence spéciale, ou par courriel) à propos des communications publiques proposées. Les deux tiers au moins des chefs de la direction des régimes provinciaux ou territoriaux doivent approuver les communications.

Langues officielles

Les communications publiques de l’Association doivent respecter les dispositions du protocole de l’Association sur les langues officielles.

Dissociation des communications publiques de l’Association

Un régime membre peut se dissocier d’une partie ou de la totalité d’une communication publique de l’Association. Dans un tel cas, le président doit inclure cette opinion minoritaire, et les raisons de celles‑ci, si le membre les lui a fournies, dans tout commentaire ou communiqué de presse de l’Association sur le sujet en question.

Adopté lors de l’assemblée générale annuelle de l’Association
Tenue à Woodview (Ontario)
Septembre 2016.

Protocole de l’Association sur les langues officielles

Principes

Les langues officielles de l’Association sont l’anglais et le français.

L’Association s’engage à respecter les principes d’égalité linguistique énoncés dans la Charte canadienne des droits et libertés et la Loi sur les langues officielles. En outre, l’Association respecte la législation et la réglementation que des régimes membres individuels sont tenus de respecter à l’égard de l’usage du français et de l’anglais.

Communications avec le public et identité visuelle

Les membres du public peuvent communiquer avec l’Association en anglais ou en français et ont le droit d’être servis dans la langue officielle de leur choix. En tant qu’association nationale, l’Association s’est engagée à veiller à ce que les membres du public puissent communiquer avec elle et recevoir des informations de sa part dans les deux langues officielles. Lorsque l’Association reçoit une correspondance dans une langue officielle, elle doit y répondre dans la même langue.

L’Association devrait être systématiquement identifiée dans les deux langues officielles dans toutes ses communications visuelles, y compris, mais sans s’y limiter, les logos ou autres moyens d’identification utilisés dans les communiqués de presse ou autres communications publiques, dans des brochures ou autres documents d’information destinés au public, dans les sites web, sur les cartes professionnelles ou dans l’en‑tête officiel des lettres de l’Association.

Documents et sites web publics

Les documents importants de l’Association, notamment ses règlements administratifs et tous les protocoles et autres documents stratégiques adoptés par l’Association, devraient être formellement adoptés et offerts dans les deux langues officielles. Les versions anglaise et française font également foi et, en cas d’ambiguïté, doivent être interprétées de la même manière que les tribunaux interprèteraient des lois bilingues au Canada.

L’Association communiquera simultanément dans les deux langues officielles toute information destinée au public. Ceci comprend tous les communiqués de presse, rapports, études, et documents d’information destinés au public ainsi que le contenu de tout site Web accessible au public.

Assemblées annuelles et présentation des Prix

À la lumière de l’engagement de l’Association à l’égard de l’égalité linguistique, l’un de ses objectifs est que les représentants des régimes membres puissent s’exprimer et être compris dans la langue officielle de leur choix lors de l’assemblée annuelle. Par conséquent, dans la mesure du possible, des services d’interprétation simultanée seront fournis.

Si des réunions ou certaines parties de réunion sont bilingues, les procès‑verbaux correspondants doivent être rédigés en anglais et en français.

Lors de la remise du Prix de l’aide juridique, l’Association fera la présentation du prix dans les deux langues.

Adopté lors de l’assemblée générale annuelle de l’Association
Tenue à Woodview (Ontario)
Septembre 2016.

Protocole de l’Association relatif au Prix de l’aide juridique

Objet

L’Association a créé un prix pour récompenser les contributions importantes au développement continu et à l’amélioration de l’aide juridique partout au Canada. Il ne s’agit pas nécessairement d’un prix annuel. Ce prix sera décerné lorsqu’un lauréat approprié aura été identifié. Un tel lauréat peut faire partie ou non de l’Association.

Processus

Lors de chaque assemblée annuelle de l’Association, ou d’une assemblée extraordinaire de l’Association convoquée à cet effet, l’octroi d’un Prix de l’aide juridique peut être inscrit à l’ordre du jour. Tout régime provincial ou territorial d’aide juridique qui souhaite proposer un lauréat approprié pour le Prix de l’aide juridique doit fournir suffisamment de renseignements lors de l’assemblée pour justifier la nomination de cette personne. Après discussion, un vote aura lieu et chaque régime provincial ou territorial d’aide juridique aura droit à une voix. Pour l’approbation d’un tel Prix de l’aide juridique lors de l’assemblée, la résolution sera prise à la majorité simple.

Notification du lauréat

À la suite d’une assemblée annuelle au cours de laquelle un lauréat a été choisi, le président ou la présidente de l’Association avertira la personne choisie que l’Association tient à souligner sa contribution à l’aide juridique au Canada en l’invitant à participer à un dîner lors de la prochaine assemblée annuelle de l’Association au cours duquel le Prix de l’aide juridique lui sera remis.

Dépenses liées au Prix de l’aide juridique

Le président ou la présidente de l’Association en exercice au moment de l’assemblée annuelle au cours de laquelle le Prix de l’aide juridique sera remis à une lauréate ou un lauréat, doit acheter un cadeau approprié pour cette personne, en utilisant des fonds provenant du budget général de l’Association. Le coût de ce cadeau ne doit pas dépasser trois cents dollars (300 $).

Adopté lors de l’assemblée générale annuelle de l’Association
Tenue à Woodview (Ontario)
Septembre 2016.